Bestyrelsesmøde 9. oktober 2014

VANLØSEHØJ HAVEBY

Grundejerforening af 1921

Referat af bestyrelsesmøde 9. oktober 2014

Til stede: Henrik, Steen E, Steen T, Christina, Anne-Grethe, Jacob, Nis Nielsen (revisor)


Revision

Henrik orienterede Nis om at kassereren den 1. oktober har valgt at nedlægge sit hverv som kasserer efter uenighed mellem ham og den øvrige bestyrelse. I den situation kræver vedtægterne at vi gennemgår regnskab, bogholderi, kasse- og bank-beholdning m.m. Henrik og Jacob har på forhånd kigget materialet igennem.

Regnskab og kontoudtog fra bogføringsprogrammet blev fremlagt. Kassen blev optalt af Nis og indeholdt kroner 17.101, hvilket stemmer med bogføringen. Kontoudtog fra Danske Bank blev fremlagt med saldo kroner 1.388.341,81 hvilket stemmer med bogføringen.

Den tidligere kasserer har overdraget regnskabsbilag for 2014, disse er alle bogført. Nis oplyste at revisorerne ikke hidtil har kigget på enkelte bilag, men blot kontrolleret det samlede regnskab.

Revision som krævet i vedtægterne er hermed gennemført, men eftersom ingen i bestyrelsen er regnskabs- eller revisions-uddannet blev det besluttet at vi sender regnskabs-materialet til kontrol hos en professionel revisor.

Ny revisor overtager bogføring og regnskab fra dette punkt. Bogføring fortsætter som hidtil året ud - intet skift af bogførings-system midt i perioden. Henrik får bogførings-pc'en sat over til Jacob.


Ny kasserer og bestyrelsesmedlem

Jacob Quottrup konstitueres som kasserer frem til næste generalforsamling.

Suppleant Anne-Grethe Schou indtræder i bestyrelsen med virkning fra d.d.

Henrik giver Steen E en hånd med vejudvalget når det er nødvendigt.


Overdragelse af bogføring og andet ex-kassereren har håndteret

  • Alle computere, redskaber, dokumentmapper m.v. er afleveret til Henrik
  • Ny kasserer og c/o adresse for foreningen er indberettet til CVR, NemID (medarbejdersignatur), Danske Bank, Arbejdernes Landsbank, DK Hostmaster (vanloesehoejhaveby.dk domæne), forsikringsselskaber.
  • NemID medarbejdersignaturer er bestilt til Henrik og Jacob, når de er oprettet overdrages administrator-funktionen fra ex-kassererens bruger-id. (Er sket 10. oktober)
  • Ex-kassererens adgang til foreningens netbank er lukket per 8. oktober. Henrik rykker (igen) Danske Bank for adgang til netbank for Jacob og ham selv.
  • Kontoen i Arbejdernes Landsbank har ikke nået at få netbank aktiveret for ex-kassereren. Henrik kontakter dem med legitimation for Jacob og arrangerer netbank-adgang for dem.
  • Henrik kontakter ejendomsmæglere og orienterer dem om at de fremover skal kontakte ham
  • Steen E kontakter vores faste håndværkere
  • Ex-kassereren vil ikke længere håndtere snerydning på fællesarealer. Jacob har fået tre tilbud hjem, vi starter med Elverhøj firmaet og betaling per gang saltning/snerydning.


Andet

  • Steen E checker med Bjarne Staahl hvad der er i gang af opgaver p.t.
  • Raunstrupvej 9 skal til at blive bebygget. HS sender kontakt-oplysninger på entreprenør til Steen E, som kontakter ang. kørsel på fortov og kantsten. Måske bliver vi nødt til at sætte betonklodser op som da Raunstrupvej 10 blev bygget.
  • Tybjergvej 60 sendes til inkasso. Jacob kontakter et inkasso-firma.


Fortrolig del af referat vedr. revision

Denne del af referatet blev holdt fortrolig mens underslæbssagen var under behandling.

Alle bilag før 1/1 2014 er væk iflg. ex-kassereren. jacob har fundet ud af at der ikke er krav til grundejerforeninger om at følge regnskabsloven, med mindre det står i deres vedtægter. Det gør det ikke i vores, så der er ikke pligt til at gemme bilag. Dog enighed om at det burde have været clearet med bestyrelsen.

Henrik havde - på baggrund af konto-udtog fra bogføringsprogrammet - udarbejdet en oversigt over posteringer i 2014 og 2013. Der var nogle uregelmæssigheder, bl.a. var indkøb af en saltspreder bogført to gange (og derfor betalt to gange). Ved at kigge på bilags-rækkefølgen i stedet for bogførings-datoen kunne man se at nogle bilag var blevet bogført ganske længe efter posteringsdatoen, f.eks. indtægt fra fastelavn blev ikke bogført førend ultimo september (efter mødet den 23/9).

Jacob havde også dykket ned i bilag og bogføring. Det fremgår klart at betaling for snerydning, pasning af fællesarealer, omdeling af referater m.m. ikke er blevet indberettet til SKAT. Det har foreningen pligt til, uanset om modtageren har frikort og uanset hvor stort beløbet er. Det er altså blevet aflønnet som "sort arbejde". Dette skal rettes op ved at vi indberetter udbetalingerne til SKAT, så må de sende regningen til ex-kassereren plus familien.

Der er også nogle små-indkøb (rucola, 30 æg, et stikkontakt-underlag) som er betalt af foreningen.

Det værste er dog at der i 2013 er bogført to poster vedr. betaling af A-skat for snerydning, men på SKAT's oversigt over indbetalinger fremgår disse ikke. Pengene står altså i vores regnskab som betalt, men de er ikke indbetalt til SKAT. Så hvor er de havnet? Vi har stadig ikke adgang til bank-oplysninger, så det kan p.t. ikke afgøres. Men det giver en ubehagelig mistanke.

Bestyrelsen er ikke tidligere - gennem rigtig mange år - gået i dybden med regnskabet og bogføringen. Så det falder delvis tilbage på os selv.

Vi får en ekstern revisor til at vurdere materialet. Hvis det bekræfter vores mistanke er der to mulige løsninger. Enten at konfrontere den tidligere kasserer med fakta og kræve at han tilbagebetaler pengene til foreningen, eller at politi-anmelde det. Beløbet i 2013 er ikke voldsomt stort. Et flertal af bestyrelsen hælder til den første løsning, især af hensyn til at undgå en dyb konflikt i foreningen - ex-kassereren har boet her i mange år og gjort meget for foreningen, og der er rigtig mange af medlemmerne som nok vil tage ham i forsvar. Jacob understregede at for ham er det et princip-spørgsmål, og han vil ikke kunne fortsætte i bestyrelsen hvis vi vælger ikke at politi-anmelde et decideret kriminelt forhold.


Bestyrelsesmøde slut 23:10

VANLØSEHØJ HAVEBY

Grundejerforening af 1921