Bestyrelsesmøde 15. februar 2015

VANLØSEHØJ HAVEBY

Grundejerforening af 1921

Dagsorden til bestyrelsesmødet 19. februar 2015 kl. 19:30

Mødet holdes hos Anne-Grethe, Egholmvej


0. Godkendelse af referat fra mødet 18. november 2014

1. Indkaldelse til generalforsamling

2. Regnskab 2014

3. Budget 2015

  • Honorarstruktur
  • Pris for vejrenovering
  • Kontingent

4. Beretning for 2014

5. Vedtægtsændringer

6. Forretningsorden

  • Ansvars/opgave fordelings matrice
  • Selve teksten

7. Forsikring

  • Tilbud fra HDI-Gerling på underslæb- og netbank-forsikring
  • Opsigelse af Tryg erhvervsforsikring

8. Akutte sager

  • Ny (lille) trailer. Gamle trailer rep koster ca. 4.500, ny i samme størrelse 7.770
  • Beskæring af træer på pladsen ved Birkholmvej

9. Orientering fra formanden

  • Erstatning fra den tidligere kasserer blev modtaget den 5. februar, sagen hermed afsluttet.
  • Har meddelt forsikringsselskab at den preliminære skadesanmeldelse kan lukkes.
  • Grontmij har færdiggjort udbudsmateriale til vejrenovering, svarfrist 6. marts

10. Eventuelt


Referat

Til stede: Henrik, Steen T, Steen E, Jakob, Christina, Anne-Grethe


0. (Sidste referat 18. november 2014)

Referatet blev godkendt.


1. (Indkaldelse til generalforsamling)

Udkast godkendt.


2. (Regnskab 2014)

Jacob gennemgik regnskabet fra Redmark, herunder de to protokollater. Enighed om at der var leveret et pænt og overskueligt regnskab, men at det nok kræver lidt forklaring på generalforsamlingen pga den store mængde tekst.

Sammenhængen mellem tilgodehavender og bogførte indtægter hhv. gældsposter og bogførte udgifter blev forklaret. Herunder at erstatningen fra underslæbssagen er posteret som ekstraordinær indtægt under "Anden Drift".

Enighed om at vi burde have haft et bestyrelsesmøde tidligere, så vi kunne have gennemgået regnskab og budget i plenum, inden den endelige udgave skulle godkendes.

Protokoller og regnskab blev underskrevet af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Enighed om at vi udsender hele regnskabet til alle medlemmer.


3. (Budget 2015)

På lignende vis gennemgang af ny budget opstilling. En vanskelig budgetlægning pga vi skal have kommunikationen med Redmark, som opstiller budgettet, og der er nogen usikkerhed omkring en del poster - især udgiften til vejrenovering, hvor de nye tilbud endnu ikke er modtaget (licitation 6. marts, d.v.s. efter budget skal være udsendt til medlemmerne).

En del diskussion om de foreslåede kontingenter for 2015. Henrik forklarede baggrunden for at sætte kontingentet for ordinær drift til 0. Christina og Steen E påpegede at det virker som en skjult prisstigning at det samlede kontingent for medlemmer inden i foreningen uændret skal betale 3400kr i kontingent, som det står i det nuværende budget. Årsagen er den store usikkerhed om udgiften til vejrenovering. Konkluderet at vi holder forslaget til kontingenter som de nu står i budgetforslaget, men der skal en ekstra side med i indkaldelsen hvor vi forklarer baggrunden og regnestykket for forslaget. Endnu en grund til at vi helst skal have regnskab og budget-forslag vendt på et bestyrelsesmøde, inden det er endeligt.

Ny honorarstruktur blev diskuteret. Enighed om at det er en fornuftig struktur, og de forskellige del-honorarer har en passende størrelse indbyrdes. Det samlede honorar bliver i store træk uændret i forhold til 2014, når man tager telefongodtgørelsen med. Også her skal der en redegørelse med til generalforsamlings-indkaldelsen, hvor vi forklarer baggrunden for forslaget.


4. (Beretning 2014)

Udkastet til beretning blev gennemgået. Lidt opdatering vedr. gadebelysningen, ellers OK.


5. (Vedtægtsændringer)

Henrik gennemgik respons fra advokat om vedtægtsændringen i formålsparagraffen. Formuleringen er udarbejdet af advokaten, så juridisk er det i orden. De øvrige ændringer er afledt af at vi skal bruge ekstern revisor. Ellers som tidligere diskuteret.


6. (Forretningsorden)

Udkastet inkl. ansvars/opgave fordelingen blev godkendt. Vigtig at have det på plads inden generalforsamlingen. Hvis noget viser sig at være upraktisk, kan det ændres.


7. (Forsikring)

Henrik er ved at indhente tilbud på en samlet forsikringspakke - har kontaktet Tryg, HDI-Gerling, If, Topdanmark og Codan. Skal have underslæbsforsikringen på plads inden generalforsamlingen.

Jacob har checket hvad vores Tryg erhvervsforsikring dækker. Vi kan ikke undvære den, og den skal faktisk udvides. Har fået tilbud på det, men vi ser lige hvad de andre kommer med.


8. (Akutte sager)

Den gamle trailer er færdig. Reparation koster minimum 4500, en ny 7500. Vi afventer lige at generalforsamlingen godkender trailerordningen. En ny trailer er ikke med i budgetforslaget, så vi stiller et forslag mere på generalforsamlingen om indkøb af en trailer.

Vi skal have fat i gartneren for at få beskåret træerne på pladsen på Birkholmvej. Steen kontakter vores faste gartner, Bering.


9. (Orientering fra formanden)

Punkterne i indkaldelsen blev gennemgået. Ingen overraskelser.


10. (Eventuelt)

Den store mængde materiale, der skal udsendes til generalforsamlingen - ca. 35 sider - gør at vi vælger at få det kopieret hos Vester Kopi i stedet for at sætte forenings-printeren på overarbejde. Henrik har efterfølgende fået et overslag, det bliver ca. 5000 kroner.

Henrik takkede alle for at have ydet en stor indsats - især det sidste halve år.

VANLØSEHØJ HAVEBY

Grundejerforening af 1921