Bestyrelsesmøde 9. december 2015

VANLØSEHØJ HAVEBY

Grundejerforening af 1921

Dagsorden til bestyrelsesmødet 9. december 2015 kl. 19:30

Mødet holdes hos Henrik, Raunstrupvej 13


1. Godkendelse af referat fra mødet 18. august 2015 og 25. november 2015

2. Orientering (Formand)

  • Nyhedsbrev udsendt, bl.a. med info om skybrudsløsning og om hvordan materiale til generalforsamling vil blive udsendt. Har kun fået en enkelt henvendelse fra et medlem, som ønsker GF materiale på papir. Ingen henvendelser i anledning af skybrudsarbejdet.
  • Ansøgning om medfinansiering af skybrudsprojekt blev afleveret til HOFOR den 30. november
  • Vi skal have godkendelse af skybrudsprojekt til afstemning på generalforsamlingen i marts
  • Arbejde med hjemmesiden udsat pga travlhed hos både Helle og Henrik

3. Økonomi (Kasserer)

  • Status på finanserne efter vejrenovering er slut, forventninger til 2015-resultat
  • Budget 2016
  • Tilføjelse til forretningsorden: Målsætning om formue per 31/12 på 50% af ordinær driftsudgift og 100% af anden driftsudgift

4. Veje og kloakker (Vejudvalget)

  • Hvad er der gang i?
  • Fortovsrenovering udsættes vel til vi ved mere om hvornår skybrudsarbejdet skal foregå
  • Gartner og snerydning

5. Eventuelt

  • Fastelavn 7. februar - planlægges på januar-møde, men sæt kryds i kalenderen. Skal vi invitere G/F Zephyr med til fastelavn?


Referat

Til stede: Henrik, Steen, Jakob, Claus, Anne-Grethe, Helle

Fraværende: Martin


1. (Referat)

Godkendt uden bemærkninger


2. (Orientering fra formanden)

Intet at bemærke ud over hvad der var nævnt i indkaldelsen.


3. (Økonomi)

Kassereren fremlagde økonomi-oversigt: Aktuel status samt forventet 2015-slutresultat, samt forslag til budget for 2016. Det aktuelle år er selvfølgelig præget af vejrenoveringen, men det er de mange vejbrønd-reparationer, der trækker udgifterne op over budgettet. Bortset fra dette lander 2015 tilfredsstillende, og vi har fortsat en pæn opsparing set i forhold til vores normale udgiftsniveau.

Budget 2016 indeholder ikke de store overraskelser, ud over at det samlede udgiftsniveau for hvad der nu bliver et "normalt" år ligger noget lavere end hidtil - samlede omkostninger på ca. 235.000. Kontingentet bliver fastsat efter at vi vil holde en reserve per ultimo året på 50% af budgettet for ordinær drift, og 100% af budgettet for anden drift. Dette har været praksis hidtil, men vi sætter det i bestyrelsens forretningsorden for at få det kodificeret.

Vi stiller et forslag på generalforsamlingen om en ekstraordinær honorering af Vejudvalgets arbejde i 2015 med kr. 20.000 til deling, på grund af usædvanligt hårdt arbejdspres - hvoraf meget her måttet foregå i dagtid, og dermed har krævet at Jacob og Steen har taget fri fra arbejde. I 2016-budgettet er der desuden afsat kr. 30.000 til projekt-honorar af bestyrelsen/Vejudvalget i forbindelse med skybrudsprojektet. (Note 8/1: Vi dropper dette, og lader det i stedet være op til hver enkelt generalforsamling at honorere arbejdet bagudrettet).

På den baggrund ser det ud til at kontingent 2016 bliver 650 kroner (375 for medlemmer på Ålekistevej/Slotsherrensvej).

I forbindelse med indkaldelsen til generalforsamlingen skal vi opfordre folk til at tilmelde sig til Betalingsservice. Måske en konkurrence blandt de, der tilmelder sig / er tilmeldt?


4. (Veje og kloakker)

Ikke nogen aktuelle arbejder. Fortovsrenovering sat i bero.

Der er nu en kontrakt på snerydning/saltning, så det skulle være på plads for vinteren.


5. (Eventuelt)

Fastelavn skal planlægges snart. Overvej at købe en megafon til at råbe legepladsen op.

Næste møde flyttes til den 21. januar.

VANLØSEHØJ HAVEBY

Grundejerforening af 1921