Bestyrelsesmøde 7. februar 2019

VANLØSEHØJ HAVEBY

Grundejerforening af 1921

Dagsorden til bestyrelsesmødet 7. februar 2019 kl. 19:30

Mødet holdes hos Anne-Grethe, Kongsdalsvej 56


1. Godkendelse af referat fra møderne 3. oktober 2018 og 14. november 2018

2. Orientering (Formand)

  • Ændring af forretningsorden jf. møde 14/11
  • Ny hjemmeside
  • Beretning 2018
  • Forslag til generalforsamlingen (kun fra bestyrelsen: Hjertestarter)
  • Fastelavn (3. marts) - planlægning

3. Status på økonomi (Kasserer)

  • Regnskab 2018
  • Budget 2019
  • AL Serviceopkrævning lukker ultimo 2019
  • SKAT månedlig lønindberetning - Danløn

4. Status på veje og kloakker (igangværende opgaver - Vejudvalget)

  • Vandledninger
  • Skybrudsprojekt

5. Grønne områder, snerydning

6. Eventuelt


Referat

Til stede: Henrik, Jakob, Steen, Anne-Grethe, Claus, Morten, Drude

Afbud: Merete


1. (Referater)

Godkendt uden bemærkninger.


2. (Orientering)

Bestyrelsens Forretningsorden er blevet opdateret med tilføjelsen vedr. håndtering af  møder med tredjepart. Den nye version er lagt på hjemmesiden.


Den nye hjemmeside er ved at være på plads - Drude har overført alle dokumenter til det nye site. Alle får en mail med link til det nye site så vi kan kigge det efter i sømmene, og se hvordan det ser ud.


Mail er overført til One.com, men der udestår at finde ud af hvordan mailinglisten skal håndteres - One.com har ikke en tilsvarende funktion, så det skal måske håndteres på anden vis. Jacob foreslår at man kigger på at koble det sammen med håndtering af medlemskartoteket, da Arbejdernes Landsbanks hidtidige "Serviceopkrævning" ophører med udgangen af 2019. Så vi skal finde et andet system til at håndtere medlemskartoteket. Henrik vil godt drive maillisten videre på sin server et år endnu, så der er tid til at finde en løsning.


Bestyrelsens beretning fik nogle få kommentarer som Henrik integrerer.


Indkaldelsen til generalforsamlingen blev rettet til, så det fremgår hvem der genopstiller og de rigtige tal for kontingentforslag.


Forslag om hjertestarter fra bestyrelsen - Drude har kigget på priser, og sender formulering af et forslag. Det ligger omkring 35.000 i anskaffelse og opstilling, og 3.000 om året i drift/vedligehold.


Fastelavn holdes 3. marts. Jacob og Anne-Grethe sørger for bestillinger og de praktiske ting. Henrik trykker invitation sammen med indkaldelse til generalforsamling og får det delt ud hurtigst muligt. Anne-Grethe tilbød at stå for uddeling. Henrik bestiller termokander.


Invitation fra trikel.dk som er et fællesskab af grundejerforeninger. Den nye bestyrelse kigger på om det kan være interessant.



3. (Økonomi)

Regnskab og budgetudkast var sendt på mail, og Jacob forklarede dem. I forhold til det tilsendte var der en forhøjelse på vejanlæg. Der er indlagt et engangshonorar til Vejudvalget på 30.000 kroner, da klimatilpasningsprojektet og HOFOR's vandledningsarbejde giver en usædvanlig stor belastning. Desuden afsat 35.000 som nyanlæg til foreningens egne tilpasning ifm. klimaprojektet.


Vi skal underskrive regnskab med NemID, der kommer mail til hvert enkelt bestyrelsesmedlem fra revisor med et link til at underskrive.


Arbejdernes Landsbank lukker deres Serviceopkrævningssystem per 31/12, så vores system til håndtering af medlemskartotek og kontingentopkrævning forsvinder. Det påvirker ikke opkrævningerne i 2019. Den nye bestyrelse skal finde en erstatning.


SKAT har lavet nye regler for lønindberetning, så vi nu skal indberette lønudbetaling hver måned - selv om vi kun udbetaler honorar en gang om året. Der er en pæn bøde for at glemme det, så Jacob har lavet en aftale med Danløn om at håndtere honorar-udbetalinger - så tager de også hånd om 0-indberetningerne. Det koster ca. 200 kroner i alt om året, hvilket er mindre end en enkelt bøde.



4. (Veje)

HOFOR's vandledningsrenovering har givet en del arbejde for Vejudvalget. Vi har fået gennemtrumfet at der skal ske en ordentlig retablering af overfladen på både fortove og vejbane, med en "T"-udfræsning. Selve retableringen bliver dog først i 2020, da udgravningerne skal have et år til at sætte sig inden man lægger den endelige overfladebelægning på.

Containere står på fortovene - det er det eneste sted de kan stå, fordi vores veje er så smalle.


Klimatilpasningsprojektet går så småt i gang nu på de grønne veje - d.v.s. alle vejbump og vejbede, men ikke selve skybrudsdelen på Tybjergvej. Den kommer på et senere tidspunkt.

HOFOR har lavet en del opmålinger, og de kommer også ud og tager boreprøver en del steder for at vurdere muligheden for nedsivning.

Sweco's forslag om hvor der skal etableres vejbede kan ikke komme igennem hos Københavns kommune. Sweco foreslog at lægge alle bede i samme side af vejen, men det vil kommunen ikke acceptere - det koster for mange P-pladser. I stedet bliver bedene placeret overfor hinanden to og to med et bump imellem. Placeringen kommer ifm. detailplanlægningen.

Vi kan glæde os over at HOFOR overtager ansvaret for samtlige vejbrønde når projektet gennemføres, så vi fremover slipper for den udgift.

HOFOR stiller gerne op til et informationsmøde, når detailplanerne er mere klar. Vi mener det er en god ide så alle medlemmer kan se hvordan det helt konkret vil påvirke deres matrikel.



5. (Grønne områder)

Enighed om at de grønne områder og vinterrydning fungerer fint, det er vi tilfredse med.



6. (Eventuelt)

Ingen bemærkninger.


VANLØSEHØJ HAVEBY

Grundejerforening af 1921