Referat af bestyrelsesmøde 18. november 2014

Til stede: Henrik, Steen E, Steen T, Christina, Anne-Grethe, Jacob

Vejrenovering

Grontmij's aftale om rådgivning og tilsyn blev drøftet. Vi checker lige m.h.t. rådgivers ansvarsforsikring, ellers OK.

Underslæbssagen

Ex-kassereren underskrev dokumenterne om at skylde os de penge, der var begået underslæb for (ca. 378.000 + omkostninger). Hans død betyder at vi skal rejse krav mod boet for at få dem. Henrik har aftalt at advokaten håndterer det, når sagen kommer i Skifteretten. Regner ikke med at have pengene hjemme førend i løbet af januar.

Revideret redegørelse til generalforsamlingen blev gennemgået og godkendt - advokaten har kommenteret på et tidligere udkast, og hans retningslinier er fulgt i den endelige udgave. Enighed om at familien får den inden vi rundsender den til resten af foreningen (note: Den blev afleveret dagen efter (onsdag), og indkaldelse til generalforsamling landede hos medlemmerne lørdag).

Dato for generalforsamling er den 15/12.

Vi skal have opgørelse for timeforbrug vedr. de grønne arealer og evt. snerydning primo 2014. Også data til SKAT indberetning for grønne arealer.

Revision og bank

• Henrik og Jacob har aftalt med Redmark at de håndterer 2014-regnskabet (udarbejdelse og revision). Det regnskab, de leverer, vil være en del mere omfattende end vi er vant til - ca. 15-20 sider - så vi vil nok selv lave en opsummering til generalforsamlingen i stil med det vi kender. Det fulde regnskab bliver selvfølgelig offentliggjort.
• Der er nogle ting i overgangen mellem 2013/2014 regnskaberne, som ikke helt kommer til at stemme - en lille divergens i formuen (ca. 900 kroner), og nogle konti i bogføringen som gennem flere år ikke har været afstemt. Der bliver en note i 2014 regnskabet om det, men ellers laver vi et "rent snit" og starter forfra med 2014 regnskabet.
• Danske Bank har været forfærdelige at samarbejde med, og har bl.a. sendt kontoudtog til ex-kassereren dagen inden han blev indkaldt til møde hos advokat. Heldigvis blev det afleveret til Henrik i uåbnet stand. Enighed om at vi flytter de fleste aktiviteter over til ny bankforbindelse (AL) og blot bruger DB til at placere den formue vi har over indskudsgarantien.
• Vi tilmelder os AL's "Serviceopkrævning", så de håndterer opkrævning af kontingenter og styrer rykker og restancer. Det er billigere end hvad vi i dag betaler i DB, og vi slipper for alt besværet.
• Kontantkassen er afskaffet, til gengæld har formand og kasserer fået hævekort til vores bankkonti.
• Udgifter til bestyrelsesmøder skal fremover betales efter regning, så vi skal gemme bilag for det vi køber - krav fra revisor.

Økonomi

Jacob havde modtaget første udgave at den konto-oversigt, vi fremover får fra Redmark. Det gav ikke anledning til nogen bemærkninger - den rummede alle posteringer siden 1/1, som er blevet indtastet på ny i Redmark's system. Henrik havde fundet nogle enkelte posteringer som skulle flyttes til en anden konto, han sender det til Jacob som har kontakten til Redmark.