Dagsorden til bestyrelsesmødet 21. april 2015 kl. 19:30

Mødet holdes hos Henrik, Raunstrupvej 13

1. Godkendelse af referat fra mødet 19. februar 2015

2. Nyt fra formanden

• Forsikringer.
• Kontingentopkrævninger.

3. Nyt fra kassereren

• Status - betalinger siden sidst

4. Veje og kloakker

• Vejudvalget har gennemgået vejene - rapport (brønde, riste, steler, kantstene)
• Kontrakt med NCC
• Aftale med Københavns Kommune vedr. veje omkring Nørager Plads
• Opfølgning på vejbelysning

5. Gartner og snerydning

• Vi skal have fundet en ny gartner, og en ny snerydder

6. Eventuelt

Referat

Til stede: Henrik, Steen E, Jakob, Claus

Afbud: Anne-Grethe, Helle, Martin

1. (Sidste referat 19. februar 2015)

Ingen bemærkninger

2. (Nyt fra formanden)

• Forsikringer er nu fuldt ajour, de 3 gamle forsikringer er opsagt til udløb i løbet af 2015 og 2016.
• Arb. Landsbanks kontingent system er nu sat op med alle medlemmerne, der er defineret de nye takster for kontingenter, og restancer samt forudbetalinger er lagt ind på de enkelte medlemmer. Opkrævningen bliver genereret ca. den 20. maj, og AL tager sig af at sende dem ud med post - vi skulle modtage dem den 23. maj.
• Banker har fået nye vedtægter og underskriftsbilag. Arb. Landsbank er skiftet til at kræve dobbelt godkendelse af betalinger. Danske Bank konto nedlægges så snart vejrenovering er slut, så vi vil ikke bruge penge på at skifte til deres "Business Online" løsning, hvilket kræves for at vi kan få dobbelt-godkendelse hos dem.

3. (Nyt fra kassereren)

Jacob fremlagde kontoudskrift fra vores 3 bankkonti, og bilagene var til rådighed for gennemsyn. Vi diskuterede om kontoudskrifterne gav tilstrækkeligt overblik over økonomien - det er fint til at checke hvad der er blevet betalt, men vi har ikke nogen fornemmelse for hvordan vi ligger i forhold til budget på de enkelte konti. I betragtning af at vi ikke har så mange bilag i alt, vil Jacob overveje om man kan etablere den oversigt med en simpel "skygge-bogføring".

4. (Veje og kloakker)

Vejudvalget har været rundt en del gange med entreprenører og på egen hånd.

Gennemgang med Kbh. Kommune og Munck ang. ny gadebelysning. Kommunen har kritiseret næsten alle master (ridser), og vi har bemærket en del problemer med asfaltarbejdet på fortovene. Det er netop i dag meldt at alle reparationer bliver udført senest den 5. maj.

M.h.t. lyskvalitet, så er der nogle mørke pletter - nogle hjørner får monteret et dobbelt (vinklet) armatur.

Vores vejrenovering: Der har været holdt opstartsmøde med NCC. Det var et godt møde, NCC er kommet med en række forslag til ændringer i udførslen, som blandt andet løser problemet med at vi har nogle steder hvor vandet ikke løber ordentligt af vejen. Af den grund vil de også gerne starte lidt tidligere end 1/6 som oprindeligt aftalt, for at de kan fylde op og det kan nå at sætte sig inden der kommer overflade på, og så at vi kan løfte vejbrøndene op til rette højde. Aftalt at der holdes et nyt opstartsmøde mellem NCC, Bering (som får entreprisen på brøndene), os og Grontmij for at koordinere det.

NCC vil gerne arbejde fra kl. 7-20 mandag-torsdag. Ingen arbejder fredag-søndag, de er fra Jylland. Godkendt, vi skal blot sørge for at orientere alle om tiderne.

Jacob fremlagde økonomi-oversigt: Udgifter til reparation af brønde/dæksler, opretning af kantsten, optagning af brosten m.m. omkring firkanten på Nørager Plads, udgift til steler, samt foreslået ekstraarbejde med udjævning af vejbane til forbedring af afvanding. Disse blev så gennemgået.

Højre side af oversigten: Der bliver en ekstra udgift til udjævning af vejbane på ca. 85.000 kroner - efter noget frem og tilbage med hvad der var med i tilbud og hvor meget der så bliver ekstra. Også en merudgift til ukrudsbekæmpelse på 3 kr/meter - ca. 30.000 kroner totalt, det er for at der ikke skyder ukrudt op i rendestenen straks vejarbejdet er færdigt. Begge godkendt.

Grontmij har lavet noget ekstra rådgivning for os, så de er gået noget over det oprindelige budget. Vil bede om betaling for 13 timer ekstra a 1200+moms. Godkendt, vi får valuta for pengene hos dem.

Brønde, riste, kloakker m.m. (venstre side af oversigten): Alle brønde og riste er blevet gennemgået med to entreprenører: Bering og Staal. Modtaget tilbud fra begge - med noget besvær fra Staal. En del brønde og riste skal repareres eller skiftes, og der er et stykke kantsten ved Billesborgvej/Tybjergvej som skal rettes op. På Nørager Plads er der vores egen lille firkant, hvor brosten skal fjernes og der skal etableres underlag for asfalt i stedet. Samlet tilbud fra Bering er billigst på ca. 500.000, og Vejudvalget har klart bedst indtryk af Bering som leverandør. Besluttet at vi tager dette med i det samlede projekt, så vi får alle disse riste ordnet nu - brøndene skal alligevel laves, der er ikke noget at diskutere.

Ialt betyder det at vi har arbejder for NCC: 1,1 mio + 84.000, Bering: 500.000 - ca. 1,7 million. Vejbudgettet lyder på 1,6 million så vi går noget over budget - en del skal dog føres på kontoen for kloakreparationer. Vi har dog pengene, så der bliver ikke noget økonomisk problem.

(Note: Prisen på NCC entreprisen blev kontrolleret efter bestyrelsesmødet og er 1,1 million - ikke 1,2 som vi talte om på mødet).

Kbh. Kommune har accepteret at vejene omkring pladsen skal renoveres, men de har kun et begrænset budget på 500.000 til hele kommunen i år. De er gået med til at betale 184.689 ud fra overslag fra Grontmij - og det er uden at der rettes kansten op. Vi forventer at stort set alle kantsten vil skride når vi fjerner brostenene. Da arbejdet så bliver noget billigere end hvad overslaget lød på, vil Jacob tage kontakt til dem for at høre om ikke de kan godkende at bruge ekstra ca. 50.000 på at få kantstenene rettet op også. De får udgiften under alle omstændigheder, så bliver det bare noget med 2 meter hist og 10 meter pist.

Vi mangler ca. 17 steler, og der skal skiftes refleksbånd på en del af dem vi har. Anslået udgift ca. 61.000 inkl. moms, men Jacob checker lige pris for montering.

NCC spottede vores fortove og kom med et alternativt forslag til overfladebehandling. Lyder interessant, vi vil prøve at få dem til at lave fortovet omkring den lille firkant med dette materiale - det er en form for skærver, men skulle give en overflade der er lige så god til at skrabe sne som almindelig asfalt.

Vejbump: Der er blevet etableret vejbump på Nysøvej, og sådan nogen koster omkring 15.000 stykket - pudsigt nok er det også NCC, der har lavet dem. Det kunne være interessant, så Jacob får et overslag fra Grontmij på hvad projektering af sådan et vejbump projekt kan koste. Ingen planer om at lave det nu, og der kan også blive en spændende diskussion om hvad der skal prioriteres højest - fortove eller vejbump.

5. (Gartner og snerydning)

Vi bruger Bering til gartner, han har givet en god pris (bedste vi har set hidtil). Skal lige checke hvad det vil koste med afbrænding af ukrudt i stedet for sprøjtning.

Affaldsbeholder til Birkholmvej skulle komme i denne uge.

6. (Eventuelt)

Henrik blev konstitueret som sekretær for denne periode.

Skal hjemmesiden være åben eller lukket? Vi vender det lige på næste møde.

vej@vanloesehoejhaveby.dk skal være en fælles postkasse for vejudvalget, i stedet for bare at videresende til Steen's firma-mail.