Dagsorden til bestyrelsesmødet 14. november 2018 kl. 19:30

Mødet holdes hos Jacob, Birkholmvej 4

Mødet er ekstraordinært og begæret af kasserer og et bestyrelsesmedlem (Vejudvalget).

1. Valg af referent

2. Formandens håndtering af og indblanding i Vejudvalgets opgaver

3. Anskaffelse af webserver

4. Eventuelt

Referat

Til stede: Henrik, Jakob, Merete, Steen, Drude

Afbud: Anne-Grethe, Claus, Morten

1. (Referent)

Drude tager referat.

2. (Håndtering og opgaver)

Håndtering af møder anmodet af medlemmer eller tredjepart:

Håndtering af møder, der involverer bestyrelsens virke diskuteres med udgangspunkt i en henvendelse fra andelsforeningen på Ålekistevej 211. Formanden modtog henvendelse fra andelsboligforeningen om et møde uden deltagelse af vejudvalget. Formanden deltog i mødet med afsæt i almindelig praksis om at afholde møde på foranledning af medlemmer. Ingen beslutninger eller aftaler blev indgået på mødet med andelsforeningen. Kommunikationen omkring afholdelse af mødet før og efter mødet kunne have været mere tydelig. Vejudvalget finder at håndtering af mødet med andelsforeningen var uacceptabelt set i sammenhæng med hele forløbet.

Til forbedring af bestyrelsens arbejdsprocesser aftales følgende på mødet:

• Bestyrelsens forretningsorden skal opdateres således at møder omhandlende bestyrelsens virke (fx personsager) altid skal afholdes med mindst to tilstedeværende medlemmer fra bestyrelsen. Derudover skal den samlede bestyrelse informeres på førstkommende bestyrelsesmøde samt pr. mail eller telefon i forbindelse med mødets afholdelse, hvis dette skønnes nødvendigt. Drude udfærdiger et forslag til opdatering af forretningsordenen.

• Almindelige møder med tredjepart eller medlemmer kan fortsat afholdes med kun en enkelt deltager fra bestyrelsen.

Besvarelse af e-mails på til grundejerforeningens e-mailadresser:

E-mails fremsendt til vejudvalgets, kasserens og formandens e-mail adresser (vej/kasserer/formand @vanloesehoejhaveby.dk) besvares altid af den respektive modtager. Når andre funktioner end den respektive modtager får mails i CC, er det til info, og skal ikke besvares.

3. (Webserver)

Foreningens web- og mail-server ligger i øjeblikket på Henriks private server. Dette var ikke ment som en permanent løsning. Det aftales derfor at der opbygges en ny hjemmeside til foreningen, via en hjemmesideudbyder som fx One.com. Samtidig oprettes en Facebook-side, hvor foreningens medlemmer kan dele relevante opslag. Bestyrelsen vil derudover stille forslag om at oprette webredaktør som en honoreret post i foreningens arbejde, på linje med kasserer og vejudvalg. Oprettelse af hjemmesiden honoreres som en engangsudgift, og vurderes af bestyrelsen på baggrund af faktisk arbejdsbyrde efter opbygning af hjemmesiden. Drude sørger for oprettelse af hjemmeside og Facebook-side, samt administrerer disse frem til næste generalforsamling.

4. (Eventuelt)

Trekanten ved Egemarkevej / Egholmvej: Det aftales at der indkøbes en skraldespand til området, som opsættes i forbindelse med udskiftning af fliser. Tømmes af vores gartner på linje med foreningens andre skraldespande.

Næste møde forventes afholdt i slutningen af januar.