Dagsorden til bestyrelsesmødet 18. august 2015 kl. 19:30

Mødet holdes hos Anne-Grethe, Egholmvej 56

1. Godkendelse af referat fra mødet 21. april 2015

2. Orientering (Formand)

• Tybjergvej 60 er blevet solgt, ny ejer fra medio juli. Har orienteret mægler om restance
• Formanden har fået Dankort til AL-kontoen (hidtil haft til Danske Bank konto)
• Udkast til september-nyhedsbrev
• Spørgsmål om åben/lukket hjemmeside
• Mødeplanlægning: Bestyrelsesmøder primo december og ultimo januar, dato for generalforsamling marts 2016

3. Økonomi (Kasserer)

• Betalinger siden sidst
• Status på kontingent-indbetalinger

4. Veje og kloakker (Vejudvalget)

• Status på vejrenovering, herunder ekstraarbejder på kloakker og brønde
• Fortove - vurdering af firkant på Nørager Plads
• Vejbump
• Vejfolder

5. Gartner og snerydning

• Vurdering af gartner-arbejdet indtil nu
• Er snerydning aftalt?

6. Eventuelt

• Skal vi rykke tidspunkt for udsendelse af kontingent-opkrævning? Kan sagtens ske til 1/5 i stedet for 1/6, ændringer skal blot være indrapporteret i AL systemet den 19/4. Det er lidt bøvlet at restance-behandlingen lige nu ligger i juli måned, hvor mange er bortrejst - ville være bedre at gøre det i starten af juni.
• Budget udkast skal være klar til december møde
• Årsberetning og regnskabs-udkast skal være klar til januar møde.
• Ifm regnskab: Husk at orientere Redmark om dobbelt-godkendelse ved udbetaling fra bankkonto, og at der ikke længere benyttes kontant-udbetalinger. For at undgå kommentarer som dem i revisions-protokollatet for 2014.

Referat

Til stede: Henrik, Steen, Jakob, Claus, Anne-Grethe, Helle

Afbud: Martin

1. (Sidste referat 21. april 2015)

Ingen bemærkninger

2. (Orientering)

Nyhedsbrev

Nogle mindre rettelser til vejøkonomi og vejbump teksten. Ekstra om bænke og affaldsspande på pladserne. Henrik trykker nyhedsbrevet i indeværende uge, så vi kan dele det rundt hurtigt.

Åben/lukket hjemmeside

Den generelle opfattelse i bestyrelsen er at vi ikke kan se det store problem i at holde hjemmesiden åben for alle - tværtimod er det bøvlet at skulle administrere kodeord til foreningens medlemmer, især med til- og fra-flytninger. På generalforsamlingen blev det især fremhævet at problemet er når specifikke personer nævnes i referater fra generalforsamlingen. Det er ikke sket ret tit indtil nu, men der er enighed om at det ikke er noget problem at holde personnavne ude af referaterne. Dog må vi holde fast i at forslag der stilles til behandling på generalforsamlingen skal have en klar afsender, så forslagsstillernes navn vil fremgå af materialet på hjemmesiden. Konklusion: Bestyrelsen vil ikke tage initiativ til at lukke hjemmesiden.

Mødedatoer

• 9/12 hos Claus
• 27/1 hos Jacob
• 16/3 generalforsamling

3. (Økonomi)

Jacob fremlagde en økonomi-oversigt, hvor vores indtægter og udgifter indtil d.d. var holdt op mod budget 2015, og med et skøn over hvordan det vil se ud når vi kommer frem til 31/12.

På indtægtssiden har vi fået næsten alle kontingenter hjem (der mangler 1 indbetaling).

På udgiftssiden ender selve vejrenoveringen under budgettet (anslået ca. 1,375 million mod budget 1,6), men kloakreparationer går voldsomt over (600.000 mod budget 75.000) på grund af de mange brønde, der dukkede op under vejarbejdet. Derudover er kontorhold en del over budgettet (pt 39.400 mod budget 21.000) hvilket primært skyldes udgifter til kopiering og udsendelse af materiale til generalforsamlingen i marts, samt gebyrer og porto i forbindelse med opkrævning af kontingent 2015. Vi skal have en note med i regnskabet, hvor de væsentligste elementer i denne post bliver udspecificeret.

Hvis vi fremover skal have kopieret større mængder materiale, har Helle mulighed for at få bedre priser end vi har fået hidtil.

For at undgå store udgifter i forbindelse med generalforsamlinger, vil vi prøve følgende:

• Indkaldelsen med dagsorden omdeles til medlemmerne af os (sendes ikke som brev). De indkomne forslag skal fremgå af indkaldelsen (i overskrift).
• Materialet offentliggøres på hjemmesiden, men uddeles ikke sammen med indkaldelsen
• I indkaldelsen henvises til hjemmesiden, og man kan hente en papir-udgave af materialet hos formanden.

Derved undgår vi både at kopiere en masse eksemplarer, som ikke bliver læst - og vi slipper for porto til 340 medlemmer.

Besluttet at lukke Danske Bank kontoen.

4. (Veje og kloakker)

Vejrenovering og kloakker var diskuteret undervejs. Vi bliver måske nødt til at få en ekstra tømning af vejbrøndene, når skærverne er suget væk.

Vi skal fremover være obs på skurvogne, der fører toiletafløb til vejens kloak. Den skal ud i kloakken midt på vejen - ikke ned i brønden inde ved kantstenen. Afløbet fra brønden er ikke beregnet til tyktflydende materiale som det der kommer fra toilettet, så det ender bare som en stor "kage" nede i brønden, som vi så kommer til at suge op.

Vejudvalget havde gået en tur ugen inden mødet, der var overraskende få som fik påtale (kun 10). Måske er det fordi det er senere end vi normalt har været rundt, så folk har haft sommeren til at rydde ved fortovet? Fokus på ukrudt der vokser ud i fortovet, på træer der hænger for lavt, og bevoksning der skygger for gadebelysningen. Den nye Vejfolder var blevet brugt, og vi synes den er bedre formuleret end den gamle. Så den fortsætter vi med.

Vi slås stadig med Munck om reparationer efter de nye gadelamper. Munck siger alt er slut og færdigt - men de har bare overhovedet ikke lavet noget af det, vi påpegede til afleveringsforretningen. Der skrives lidt mere, men vi ender måske med at skulle have advokaten ind over sagen.

Jacob og Steen har møde med Københavns Kommune om fortovet på legepladsen. Ved samme lejlighed kigger de på hvordan KK har ændret fortov ved udkørslerne til Ålekistevej - fortovet ligger nu ekstremt højt, og på en måde så der er stor risiko for at et kraftigt regnskyl vil løbe ind ad kældervinduer i ejendommene på Ålekistevej.

Det er aftalt at der kommer en mand og retter de skæve vejskilte op.

5. (Gartner og snerydning)

Græsslåning på pladserne har ikke været tilfredsstillende her i sommer, men Jacob og Steen har givet Bering lang snor på grund af at han har haft super-travlt med kloak-arbejderne. Omvendt har udgiften også været meget lille, så vi har ikke betalt for mere end vi har fået. Både Bering og vi er klar over at der skal strammes op, så vi er ikke nervøse for det.

Bering er ved at skrive tilbud på snerydning, så vi kan få det på plads. Vi skal have et ekstra bud ind som kontrol.

På næste møde skal vi tage en snak om hvordan vi skal foretage ukrudtsbekæmpelse på de grønne fællesarealer.

6. (Eventuelt)

• Kontingentopkrævninger: Er hidtil blevet udsendt til betaling 1/6, hvilket gør at restancer skal håndteres i juli måned når alle er på ferie. Enighed om at vi flytter det til 1/5, det er ikke noget problem tidsmæssigt efter at vi har automatiseret processen. Kan dog ikke flyttes til 1/4, fordi vi så skal lægge beløb ind i systemet inden 20. marts - og da er det ikke sikkert vi har overstået generalforsamlingen.
• Hjemmeside: Helle er webdesigner, og der er et klart forbedringspotentiale i vores hjemmeside. Henrik og Helle stikker hovederne sammen på et tidspunkt.