Dagsorden til bestyrelsesmødet 4. april 2017 kl. 19:30

Mødet holdes hos Anne-Grete, Egholmvej 56

1. Godkendelse af referat fra mødet 1. februar 2017

2. Orientering (Formand)

• Konstituering af bestyrelsen (dvs valg af sekretær)
• Forretningsorden som info
• Skybrudsprojekt: Beslutning meddelt til Sweco, HOFOR og Zephyr
• Matrikel-pudsigheder
• Henvendelse om hjertestarter

3. Status på økonomi (Kasserer)

4. Status på veje og kloakker (igangværende opgaver - Vejudvalget)

5. Grønne områder, snerydning

6. Eventuelt

Referat

Til stede: Henrik, Jakob, Anne-Grethe, Merete, Steen, Morten, Drude

Afbud: Martin

Fraværende: Claus

1. (Referat)

Godkendt uden bemærkninger.

2. (Orientering fra formanden)

• Henrik fortsætter som sekretær.
• Forretningsorden udleveret til Drude og Merete
• Henvendelse om etablering af hjertestarter i foreningen. Har tidligere været oppe i bestyrelsen, og vi har ikke ændret holdning. Ligger udenfor foreningens formålsparagraf. Ikke initiativ fra bestyrelsen, må komme fra medlemmer (forslag til generalforsamling).
• Referater fra generalforsamlingen blev fordelt til uddeling af Merete, Morten og Anne-Grethe

I forbindelse med skybrudsprojektet er der konstateret nogle pudsigheder med matrikler omkring Slotsherrensvej/Egemarkevej/Fuglagervej. Nogle af grundene spænder over to matrikler, fra de gamle matrikler som hørte til hhv. Vanløse og Husum. Det betyder at nogle af grundene har to matrikelnumre, hvoraf nogle matrikler er meget små (helt ned til 4 kvm). Ifølge vores vedtægter er et medlem lig en matrikel, så to matrikler skal egentlig være to medlemmer - med dobbelt stemmeret, og dobbelt kontingent. Men disse matrikler har ingen adgang til vores veje, og kan ikke sælges som selvstændige grunde. Så det synes ikke at være rimeligt at opfatte dem som selvstændige medlemmer af foreningen, og det har de heller aldrig været behandlet som.

I matriklen er de opført med status "Ikke vigtigste matrikel" for grunden. Enighed om at foreslå vedtægtsændring, så matrikler med denne status ikke kan være selvstændigt medlem af foreningen.

I samme ombæring vil vi foreslå at ændre vedtægter, så medlemmer af bestyrelsen kan modtage fuldmagter til generalforsamlingen. Nuværende vedtægter forbyder dette, hvilket ikke fungerer - vi får hvert år henvendelser fra medlemmer, som ønsker at vi tager mod fuldmagt til at stemme på deres vegne.

En anden matrikel-pudsighed fundet i forbindelse med skybrudsprojektet vedrører ejerskabet af foreningens veje. Vejene er 3 selvstændige matrikler, hvoraf de to ejes af grundejerforeningen. Den tredje ejes af en privat person, som sandsynligvis ikke længere er i live. Vi er ved at få kontakt til arvingerne, og vil så via vores advokat prøve at få overført ejerskabet til grundejerforeningen (ellers kommer ejerne til at hænge på 40 års vej-vedligeholdelse plus kontingenter til grundejerforeningen).

Henrik sørger for at information om tilmelding til e-mail liste kommer på mægler-info siden på web. Vi vil prøve at lægge et brev i postkassen hos tilflyttere for at gøre dem opmærksom på at de skal melde sig til. Vi skal også have omdelt et brev om tilmelding til listen i løbet af foråret.

3. (Økonomi)

Jacob fremlagde status år-til-dato. Checker lige op på om udgift til fejning hører til 2017 regnskab. Ellers intet at bemærke - vi har ikke haft de store udgifter eller indtægter endnu i år.

4. (Veje og kloakker)

Ingen aktuelle opgaver.

Birkholmvej sagen kører via advokat, der er sendt breve til entreprenøren og til andelsboligforeningen.

5. (Grønne områder)

Snerydning har fungeret tilfredsstillende i den forgangne vinter.

6. (Eventuelt)

Intet.

Der blev aftalt mødedatoer for 2017/2018:

• 23/8 hos Jacob
• 29/11 hos Merete
• 24/1 hos Henrik