Bestyrelsesmøde 25. september 2019

VANLØSEHØJ HAVEBY

Grundejerforening af 1921

Dagsorden til bestyrelsesmødet 25. september 2019 kl. 19:30

Mødet holdes hos Anne-Grethe, Kongsdalsvej 56


  1. Valg af referent
  2. Orientering / Status på situation siden sidste møde (Formand)
  3. Status på økonomi (Kasserer)
  4. Status på veje og kloakker (igangværende opgaver - Vejudvalget)
  5. Klimaprojekt
  6. Grønne områder
  7. Overførsel af medlemskartotek til ny platform/udbyder (Kasserer)
  8. Hjertestarter
  9. Status på hjemmeside & mail
  10. Eventuelt  



Referat

Til stede: 

Afbud: 


1. Valg af referent

Anne


2. Orientering / Status på situation siden sidste møde (Formand)

Der er en god interesse for vores område (boligsalg).


IT: Nyhedsmails og adressekartotek flyttes til One.com. I øjeblikket ligger det på den tidligere formands server. One.com koster 85 kr pr måned. Det er ligeledes her foreningens hjemmeside er hostet.


Grundet GDPR kan grundejerforeningen ikke automatisk oprette folk i kartoteket. Drude, Jacob og Morten kan tilgå data.

Foreningens Facebook-side lever sit eget stille liv.



3. Status på økonomi (Kasserer)

Ny procedure for at indkræve kontingent: 2 rykkere og derefter inkasso.



4. Status på veje og kloakker (igangværende opgaver - Vejudvalget)

Vejene: Vandledninger, som skal reetableres, vil blive udskiftet i 2020 (x vejnavne). Det undersøges, om de ikke kan tage hele grundejerforeningen på en gang.


Overgange fra vej til indkørsel:

Birkholmvej 17: Indkørslen til matriklen er anderledes end de øvrige matrikler i grundejerforeningen. Efter der er blevet lavet veje, så resulterer det i, at matriklen får vejens vand ind på sin grund.


Vejudvalget har bedt om et tilbud på at få rettet det op, hvilket lyder på 17.000 kr.


Tybjergvej 22 (Morten): Indkørslen til matriklen er for høj (kantstenen). Den nye vejbelægning har desværre ikke afhjælpet dette.

Vejudvalget har bedt om et tilbud, hvilket lyder på 12XXX (det er inkl. en udvidelse af indkørslen. Udgiften til udvidelsen af indkørslen skal afholdes af matriklen).


I forbindelse med ovenstående havde bestyrelsen en principiel diskussion. Er det grundejerforeningens ansvar at udbedre denne type af fejl?  


Resultatet af afstemningerne:

Birkholmvej 17: 5 for og 1 imod

Tybjergvej 22: 4 for og 1 imod (Morten deltog ikke i diskussionen eller afstemningen).



5. Klimaprojekt

Vejudvalget forventer, at der kommer et skitseudkast i oktober. Projektet er lidt forsinket. De går først i jorden i 2020. (Området der ikke ejes af grundejerforeningen,  bliver ikke en del af klimaprojektet.)

Der er en potentiel udfordring med klimaprojekt og vandledninger (manglende koordinering).


6. Overførsel af medlemskartotek til ny platform/udbyder (Kasserer)

Nets har en løsning, der kan håndtere dette. Når vi overgår til den løsning, vil det resulterer i, at vi alle modtager et giro-kort og skal herefter oprette PBS-aftaler på ny. Grunden til skiftet, skyldes at grundejerforeningens bank ikke længere tilbyder dette.


7. Hjertestarter

Der kommer en hjertestarter ved Irma (Slotsherrensvej)

Legepladsen har ikke kommet videre med deres hjertestarter, hvilket gør, at grundejerforeningen sørger for at få sat en hjertestarter op (jf aftalen på grundejerforeningens generalforsamling i marts 2019).


8. Status på hjemmeside & mail

Se punkt 2.


9. Eventuelt

Ingen bemærkninger.


VANLØSEHØJ HAVEBY

Grundejerforening af 1921